TIETOSUOJASELOSTE

Tietosuoja turvaa oikeutesi henkilötietoja käsiteltäessä. Jokaisella on oikeus henkilötietojensa suojaan. Tietosuoja on perusoikeus, joka turvaa rekisteröidyn oikeuksien ja vapauksien toteutumisen henkilötietojen käsittelyssä. Tietosuojan tarkoituksena on osoittaa, milloin ja millä edellytyksillä henkilötietoja voidaan käsitellä. Henkilötietojen käsittelyn on aina perustuttava lakiin. Riippumaton viranomainen valvoo henkilötietojen suojaa koskevien säännösten noudattamista. (Lähde: Mitä tietosuoja on? | Tietosuojavaltuutetun toimisto)

1. REKISTERINPITÄJÄ 

Espoon Englanninkielisen Leikkikoulun kannatusyhdistys ry 

Y-tunnus: 0982453-2

2. YHTEYSHENKILÖ

Yhteyshenkilö: Yhdistyksen hallitus

Yhteystiedot: eelkilokara@gmail.com

3. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS JA PERUSTEET

Päiväkodin keräämiä henkilötietoja voidaan käsitellä seuraaviin käyttötarkoituksiin, yhteen tai useampaan yhtäaikaisesti:

• Lasten varhaiskasvatuksen ja esiopetuksen järjestäminen.
• Varhaiskasvatus- ja esiopetuspaikan hakeminen ja valintaprosessi.
• Varhaiskasvatuksen ja esiopetuksen lapsisuhteeseen liittyvien tehtävien hoito.
• Asiakaslaskutus.
• Varhaiskasvatukseen ja esiopetukseen liittyvien tilastojen keräys ja analysointi.
• Henkilökunnan rekrytointi ja työsuhdeasioiden hoito.

Henkilötietojen käsittelyn perusteena ovat:

• Varhaiskasvatuslaki (540/2018)
• Tietosuoja-asetus (2016/679) 5 artikla 1b)
• Tietosuojalaki (1050/2018)
• Tilastolaki (280/2004)
• Henkilötietolaki (523/1999)
• Perusopetuslaki (628/1998)
• Laki lasten kotihoidon ja yksityisen hoidon tuesta (1128/1996)
• Oppilas- ja opiskelijahuoltolaki (1287/2013)
• Lastensuojelulaki (417/2007)
  

4. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ

1) Varhaiskasvatuspaikkaa hakevan lapsen:

• Nimi, henkilötunnus, yhteystiedot, äidinkieli
• Sairaudet, allergiat ja erityisruokavaliot
• Tuen tarve

2) Varhaiskasvatuspaikkaa hakevien huoltajien:

• Nimi ja yhteystiedot
• Äidinkieli

3) Varhaiskasvatuksessa olevan lapsen:

• Nimi, henkilötunnus, yhteystiedot, äidinkieli, muut kielet, tieto mahdollisesta turvakiellosta
• Sairaudet, allergiat ja erityisruokavaliot
• Tukitoimet
• Päivittäiset läsnä- ja poissaolotiedot
• Varhaiskasvatus- ja/tai esiopetussuunnitelma
• Lasten valokuvat, sekä kuvausluvat
• Säännölliset päivitykset varhaiskasvatussuunnitelman ja esiopetussuunnitelman mukaisesta toiminnasta, sekä lapsen kasvusta, oppimisesta ja kehityksestä

4) Lasten huoltajien:

• Nimi- ja yhteystiedot
• Henkilötunnus
• Asiakasmaksua koskevat ja maksun määräytymiseen liittyvät tiedot sekä laskutustiedot

5) Huoltajien erikseen ilmoittamat lapsen hakijoiden nimi- ja yhteystiedot

6) Henkilökunnan:

• Nimi, henkilötunnus, yhteystiedot, äidinkieli
• Koulutus
• Pankkitiedot
• Eläketiedot
• Verotustiedot
• AY-tiedot
• Sairaslomatiedot
• Työhistoria

7) Espoon englanninkielisen leikkikoulun kannatusyhdistyksen hallituksen puheenjohtajan:

• Nimi- ja yhteystiedot
• Henkilötunnus
• AVI:n vaatimat tiedot yhdistyksen määräysvaltaa käyttävistä henkilöistä.
• Otteet: holhousasioiden rekisteristä, liiketoimintakieltorekisteristä, konkurssi- ja yrityssaneerausrekisteristä, ulosottorekisteristä, sekä tuloste kaupparekisteriin merkityistä rooleista.

5. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

• Lapsi ja lapsen huoltajat
• Päiväkodin henkilökunta
• Tiedot rekisteriin syntyvät asiakkuuden aikana pääosin joko lapsen huoltajan tai päiväkodin työntekijän kirjaamina.
  
• Tietoja saadaan myös suostumuksella esimerkiksi verkkosivustovierailun ja täytetyn hakulomakkeen lähettämisen yhteydessä.  
  

6. TIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET

Päiväkodin tiedot ovat pääsääntöisesti salassa pidettäviä. Henkilötietoja luovutetaan vain yksilöidyn tietopyynnön perusteella siihen oikeutetuille viranomaisille varhaiskasvatuslainsäädännön perusteella.

• Kansaneläkelaitokselle luovutetaan päivähoidon aloittaneiden ja lopettaneiden tiedot.
• Ruokahuoltoon luovutetaan lasten allergia- ja ruokarajoitetiedot.
• Päivähoidon laskutustiedot siirretään asiakasmaksujen laskutusta, perintää ja ulosottotoimia varten päiväkodin lukuun toimiville tili- ja perintätoimistoille. Henkilöstön vero-, yhteys- ja palkkatiedot siirretään päiväkodin tilitoimiston palkanlaskijalle. Henkilöstön henkilötunnus ja yhteystiedot luovutetaan työterveyshuollosta vastaavalle Terveystalolle.
• Varhaiskasvatuksen tietovarantoon Vardaan luovutetaan varhaiskasvatuksessa olevaa lasta koskevat henkilötiedot, huoltajien ja henkilökunnan henkilötiedot, sekä Vardan käyttöoikeuksien haltijoiden henkilötiedot.
• AVI:lle luovutetaan hallituksen puheenjohtajan henkilötiedot, AVI:n vaatimat tiedot yhdistyksen määräysvaltaa käyttävistä henkilöistä.
• Tilastotietoja annetaan viranomaisille lain edellyttämiin tarkoituksiin.
• Päiväkodin asiakastiedot ovat salassa pidettäviä ja henkilökunnalla on salassapitovelvollisuus. Asiakastietoja luovutetaan edellä erityislainsäädännön lisäksi vain asiakkaan nimenomaisella yksilöidyllä suostumuksella.  
  

7. SUOJAUKSET 

Rekisteriin tallennettuja henkilötietoja käsitellään aina luottamuksellisesti ja niihin pääsy on rajattu vain välttämättömälle henkilöstölle ja yhdistyksen hallitukselle. Jokainen työntekijä voi käsitellä vain niitä henkilötietoja, joita hän tarvitsee työssään. Ja jokainen yhdistyksen hallituksen jäsen voi käsitellä vain niitä henkilötietoja, joita hän tarvitsee hallitustyössään. Salassa pidettävien ja arkaluonteisten tietojen suojaamiseen kiinnitetään erityistä huomioita mm. käyttöoikeuksien luovutuksissa.

Rekisteri ja sen tiedot ovat suojatulla palvelimella ja sähköinen tiedonsiirto tapahtuu tarvittaessa salattua ja suojattua yhteyttä käyttäen.

Manuaalinen aineisto, esim. paperiasiakirjat, jotka ovat tarpeellisia asiakkaan palvelun järjestämiseksi ja toteuttamiseksi säilytetään lukituissa ja valvotuissa tiloissa.

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, eikä kansainvälisille järjestöille.

Henkilötiedot tuhotaan, kun peruste niiden säilyttämiselle ja käyttämiselle lakkaa.

8. REKISTERÖIDYN INFORMOINTI

Tietosuojaote on nähtävissä Espoon Englanninkielisen Leikkikoulun toimipisteissä. 

9. TARKASTUSOIKEUS JA TARKASTUSOIKEUDEN TOTEUTTAMINEN

Henkilö voi esittää tarkastuspyynnön henkilökohtaisesti tai kirjallisesti. Alaikäisen osalta tarkastusoikeutta käyttää hänen huoltajansa tai muu laillinen edustaja.

Pyyntö osoitetaan päiväkodin johtajalle. Rekisteröidyn henkilöllisyydestä varmistutaan ja tarvittaessa tarkastetaan ennen tietojen antamista.

Tiedot pyritään antamaan nähtäville viivytyksettä. Jos rekisteröidyn tarkastusoikeus evätään, hänelle annetaan kirjallinen todistus kieltäytymisestä. Todistuksesta ilmenevät syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröidyllä on tämän jälkeen oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi. (https://www.tietosuoja.fi)

10. TIETOJEN KORJAAMINEN JA TIEDON KORJAAMISEN TOTEUTTAMINEN

Jos rekisteröity huomaa, että hänestä on tallennettu epätarkkoja tai virheellisiä henkilötietoja, on hänellä oikeus pyytää rekisterinpitäjää oikaisemaan ne. Oikaiseminen tarkoittaa, että virheellisiä tietoja korjataan, poistetaan ja puutteellisia tietoja voidaan täydentää.

Tieto korjataan ilman aiheetonta viivytystä. Korjauspyyntö tehdään kirjallisesti ja toimitetaan päiväkodin johtajalle. Rekisteröidyn henkilöllisyydestä varmistutaan ja tarvittaessa tarkastetaan ennen tietojen antamista.

Rekisterinpitäjän täytyy vastata rekisteröidylle yhden kuukauden kuluessa. Jos pyyntöjä on monta tai ne ovat monimutkaisia, rekisterinpitäjä voi ilmoittaa vastauksessaan, että se tarvitsee niiden käsittelyyn enemmän aikaa. Tässä tilanteessa määräaika on kolmen kuukauden kuluttua alkuperäisestä pyynnöstä. 

Jos tiedon korjaamisesta kieltäydytään, rekisteröidylle annetaan kirjallinen todistus kieltäytymisestä. Todistuksesta ilmenevät syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröidyllä on tämän jälkeen oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi. (https://www.tietosuoja.fi)

11. REKISTERÖIDYN OIKEUDET

Kaikilla luonnollisilla henkilöillä, joiden tietoja Espoon Englanninkielinen Leikkikoulu on tallentanut niin, että niistä on tullut osa henkilörekisteriä, on seuraavia oikeuksia:

• Oikeus tarkistaa itseään koskevat tiedot.
• Oikeus vaatia tietojensa oikaisua niissä olevan virheen vuoksi.
• Oikeus vaatia tietojen poistamista tai siirtämistä järjestelmästä toiseen.
• Oikeus rajoittaa tai vastustaa tietojensa käsittelyä.
• Oikeus peruuttaa aiemmin annettu suostumus tietojen käsittelylle.
• Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.
• Oikeus kieltää tietojensa käyttö suoramarkkinointitarkoituksiin.
  

Olisipa kiva nähdä lapsesi päiväkodissamme!